Báo cáo công việc là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà mỗi nhân viên trong nhà hàng, khách sạn đều phải thực hiện, để cấp trên có thể nắm rõ tiến trình công việc. Vậy cách viết báo cáo như thế nào là hợp lý? Hãy cùng Trường Kinh tế – Du lịch TP.HCM (CET) tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!
Báo cáo công việc là bảng tổng kết những gì bạn đã làm trong tuần, tháng hoặc năm. Đồng thời, nó cũng là căn cứ để cấp trên đo lường hiệu quả công việc, từ đó đánh giá và có sự điều chỉnh cho phù hợp. Vậy, làm thế nào để có một bảng báo cáo chi tiết để gửi lên cấp trên?
Xác định nội dung và yêu cầu của báo cáo
Để có một bảng báo cáo đầy đủ, điều quan trọng trước tiên là bạn phải xác định rõ nội dung yêu cầu của báo cáo. Vì nếu bạn không xác định được nội dung, bạn sẽ không biết nên viết những gì, dẫn đến việc không thể hiện đầy đủ thông tin mà cấp trên muốn nhận.
Không chỉ vậy, bạn cũng phải hỏi qua ý kiến của cấp trên về mẫu báo cáo. Bởi mỗi nhà hàng, khách sạn sẽ có những quy định khác nhau về mẫu báo cáo, có sếp thích ngắn gọn, chỉ cần liệt kê những ý chính, nhưng có sếp lại thích đầy đủ, diễn giải chi tiết. Bên cạnh đó, thời gian gửi báo cáo và cách thức gửi như thế nào cũng là điều bạn cần trao đổi để hoàn thành báo cáo đúng hạn.
Bạn cần xác định rõ nội dung báo cáo để có hướng triển khai hợp lý
và hoàn chỉnh (Ảnh: Internet)
Trình bày chi tiết, ngắn gọn
Sau khi xác định nội dung và những yêu cầu cần thiết, bạn tiến hành soạn thảo nội dung chi tiết những gì mình muốn thể hiện, để tránh không bị sót ý và không tốn nhiều thời gian suy nghĩ trong quá trình làm báo cáo. Thông thường, bảng báo cáo sẽ có những phần sau:
– Liệt kê những công việc đã hoàn thành, công việc chưa hoàn thành và đánh giá kết quả thực hiện: Ở hạng mục này, bạn nên đánh giá một cách trung thực, không nên tập trung vào việc chỉ khoe thành tích mà giấu những gì chưa làm được hay những sai phạm. Bởi vì, cấp trên có thể nhìn được bao quát tất cả và biết được bạn có hoàn thành công việc hay không.
– Trình bày những thuận lợi, khó khăn: Trong quá trình làm việc, bạn gặp phải những thuận lợi hay khó khăn gì đều phải trình bày trong báo cáo. Để cấp trên thấu hiểu và có những điều chỉnh kịp thời giúp bạn hoàn thành công việc với kết quả tốt hơn.
– Hướng khắc phục: Đối với những công việc bạn chưa hoàn thành hay những sai lầm mắc phải đều phải đưa ra nguyên nhân rõ ràng. Không chỉ vậy, bạn phải nêu rõ giải pháp khắc phục để có hướng giải quyết, nhằm hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
– Kiến nghị, đề xuất: Phần cuối cùng của bảng báo cáo, bạn hãy đưa ra những kiến nghị, đề xuất riêng của bản thân để nâng cao hiệu qủa làm việc và cải thiện môi trường làm việc tốt hơn.
Khi soạn thảo xong, bạn bắt đầu trình bày từng đề mục rõ ràng, chi tiết hoặc có thể dẫn chứng các số liệu, để các sếp dễ dàng theo dõi bảng báo cáo của bạn.
Rà soát các chi tiết để không mắc lỗi
Ngoài việc tập trung vào nội dung chi tiết, bạn cũng cần phải chú ý đến những chi tiết nhỏ trong báo cáo. Bao gồm: Cách hành văn phải rành mạch, hạn chế sử dụng những từ ngữ hoa mỹ, chú ý lỗi đánh máy, lỗi chính tả…
Rà soát thật kỹ báo cáo để đảm bảo không thiếu sót thông tin
và các lỗi chính tả (Ảnh: Internet)
Kiểm tra thật cẩn thận trước khi gửi báo cáo
Trước khi gửi báo cáo cho cấp trên, bạn cần kiểm tra tổng thể báo để đảm bảo bảng báo cáo đã đầy đủ thông tin cần thiết, các số liệu hay biểu đồ không có sai sót và không mắc các lỗi không đáng có. Sau khi kiểm tra kỹ nội dung, bạn hãy gửi báo cáo theo cách thức đã thống nhất với sếp, thông qua email hoặc gửi trực tiếp. Khi gửi, bạn đừng quên giữ lại một bảng đề phòng trường hợp thất lạc và làm cơ sở để thực hiện các báo cáo tiếp theo nhé!
Trường Kinh tế – Du lịch TP.HCM (CET) hy vọng với những lưu ý trong cách viết báo cáo công việc dành cho nhân viên Nhà hàng – Khách sạn trên đây, sẽ giúp cho các bạn có những bảng báo cáo hoàn chỉnh nhất và đánh giá đúng năng suất làm việc của bạn.
Ý kiến của bạn